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Um Pipe é um processo da empresa que acontece de verdade: alguém abre uma solicitação, ela passa por fases, gente preenche e aprova, e no fim algo fica pronto. Compra, férias, reembolso, contratação, análise jurídica — tudo que hoje vive em planilha, e-mail e grupo de WhatsApp. Cada solicitação é um item que atravessa o quadro. Você desenha o caminho uma vez; o iTeam garante que todo mundo passe por ele.
Quadro de um Pipe

📸 Screenshot a inserir [/pt/automacao/pipes]: quadro de um Pipe com fases coloridas e itens.

Pipes e Processos são coisas diferentes. Um Processo é uma rotina que os agentes executam sozinhos (coletar → calcular → enviar). Um Pipe é o fluxo de trabalho que pessoas percorrem, com aprovação e prazo — e onde o agente é opcional.

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O que garante que o Pipe é previsível

O motor do Pipe é determinístico: regras, rotas, cálculos e validações são resolvidos por um interpretador de expressões da própria plataforma. Não há IA no caminho do item. Um processo de compras não pode dar um resultado hoje e outro amanhã. A IA entra em exatamente dois lugares, e só se você quiser:

Desenhar o processo

Descreva em conversa, suba o documento da política ou a foto do fluxograma — o iTeam devolve o desenho para você revisar.

Executar uma fase de julgamento

Quando a fase é “analisar e classificar”, um agente pode ser o executor dela.

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Criar um Pipe

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Abra Automação → Pipes e escolha por onde começar

  • Modelo pronto — compras, férias, reembolso, contratação, jurídico.
  • Do zero — no construtor visual.
  • Pelo que você já tem — conversa, documento (política, procedimento) ou imagem do fluxograma.
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Monte o formulário de abertura

O que a pessoa preenche para começar. Marque o que é obrigatório — item incompleto não entra.
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Crie as fases na ordem do trabalho

Cada fase tem nome, cor, os campos que se preenchem ali, e para onde o item vai depois. Dê nome de etapa de trabalho (“Aguardando nota fiscal”), não de status genérico (“Em andamento 2”).
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Diga quem aprova, onde

Escolha as pessoas e o modo: todos assinam ou qualquer um resolve.
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Defina o prazo (se o processo promete um)

Veja Prazo do item abaixo. Processo que não promete prazo fica sem prazo — e nada é cobrado.
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Confira na Prévia e publique

A Prévia roda com dado real ao lado do desenho. Só depois de publicar o Pipe começa a receber itens.
Comece com menos fases do que você acha que precisa. É muito mais fácil acrescentar uma fase depois de ver onde os itens travam do que convencer a equipe a preencher seis formulários.

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Os campos

Básicos

Texto, texto longo, número, dinheiro, data, sim/não, escolha, múltipla escolha, arquivo, pessoa.

Fórmula

Calcula sozinho a partir dos outros campos (total = quantidade × preço). Ninguém digita, ninguém erra.

Tabela auxiliar

Uma lista que você mantém no próprio Pipe (centros de custo, fornecedores homologados) e que vira as opções do campo.

Checklist

Lista de conferência que bloqueia a saída da fase enquanto não estiver completa.

CPF / CNPJ

Validação de verdade (dígito verificador), recusada na abertura — onde quem digitou pode corrigir.

Conexão com outro Pipe

Abre o item no outro processo já preenchido e amarra os dois lados. A trilha de ambos registra a ligação.

Aceite / assinatura

Registra quem aceitou, quando, de qual IP e o texto exato que foi aceito. Não dá para assinar duas vezes.

Visível se…

O campo só aparece quando a condição acontece (“motivo do cancelamento” só se status = cancelado).

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Regras e rotas

  • Regra de saída — a condição para o item poder deixar a fase: “não sai daqui sem nota fiscal”, “valor acima de 10 mil exige segunda aprovação”. Escreva a mensagem que a pessoa vai ler; ela precisa saber o que fazer.
  • Rota condicional — para onde o item vai: “se valor > 50.000 → Diretoria, senão → Compras”.
  • Prazo da fase (SLA) — quantas horas o item pode ficar ali. Estourar marca atraso no cartão e alimenta os gargalos.
  • Expiração — o que fazer quando o item apodrece: avisar, desviar para outra fase ou encerrar.
SLA da fase e prazo do item são perguntas diferentes. O SLA pergunta “este item está parado demais nesta etapa?”. O prazo pergunta “vamos entregar no dia que prometemos?”. Um item pode furar o prazo sem nunca ficar parado — passou rápido por seis fases, mas foram seis.

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Prazo do item

O prazo é a promessa feita a quem pediu: “isto fica pronto até tal dia”.
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Escolha de onde vem o prazo

  • Por horas — vence tantas horas depois de o item ser aberto (48h, 5 dias úteis viram 120h…).
  • Por um campo de data do formulário (ex.: “data da viagem”, “data da assembleia”). Quando o campo está preenchido, ele manda sobre as horas — o prazo é do mundo real, não uma conta.
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Diga com quanta antecedência avisar

Ex.: 24h antes. Ao vencer, o aviso é automático.
O que acontece dali em diante:
  • No quadro — o cartão mostra “vence em 2d”, e em vermelho “venceu há 2d”.
  • No item — a data aparece e é editável: prazo é compromisso, e compromisso se renegocia. Remarcar à mão vence o cálculo automático e fica na trilha do item.
  • Filtros — Atrasados · Vencem hoje · Nos 7 dias · Sem prazo.
  • Cobrança — um aviso antes de vencer e um no vencimento, no sininho, para o responsável, quem abriu e quem cuida do processo. Cada aviso sai uma vez.
  • Relatório e painel — colunas de prazo e as métricas fora do prazo e % entregue no prazo.
  • Automação e webhook — gatilhos o prazo do item está chegando e o prazo do item venceu.
Filtrar por “Sem prazo” de vez em quando vale a pena: num processo que promete data, o item que ficou sem prazo é justamente o que ninguém percebe.

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Operar o dia a dia

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O quadro

Arraste o item entre as fases. Se faltar campo ou a regra barrar, o iTeam explica o que falta em vez de mover em silêncio. Você pode agrupar os itens dentro da coluna por um campo (por fornecedor, por tipo) e escolher quais campos aparecem no cartão.

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Minhas tarefas

A caixa de entrada de quem decide: tudo que espera você, de todos os Pipes, com filtro, contexto do item e o quadro como visão padrão. Aprove ou reprove dali mesmo. Aprovar com comentário: use a setinha ao lado do botão Aprovar. O comentário fica visível para todos — igual ao da reprovação.
Minhas tarefas

📸 Screenshot a inserir [/pt/automacao/pipes]: Minhas tarefas em modo quadro, com a setinha de aprovar com comentário aberta.

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O item

Abre com os campos da fase atual, os anexos na frente (quem decide precisa do documento, não de outra aba), as decisões que já aconteceram nas fases anteriores — com quem decidiu, quando e o comentário — e a trilha completa do que mudou.

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Portal público

Gere um link para fornecedor ou cliente abrir item sem ter conta no iTeam, com validade configurável. O item entra no seu quadro como qualquer outro, marcado como vindo do link público.

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Fases que não são humanas

Agente

Um agente da empresa executa a fase. Ele roda com a alçada de quem desenhou o processo — nunca mais que isso.

Endpoint

A fase chama um sistema externo com token. Os segredos ficam criptografados e o iTeam bloqueia chamada para a rede interna.

Callback

O item só sai da fase quando o sistema de fora confirma — com token por fase, assinatura e proteção contra confirmação repetida.

Código

A fase roda um Code da plataforma.

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Automações do Pipe

“Quando X, faça Y” — sem programar. Gatilhos: item aberto · campo muda · entra numa fase · sai de uma fase · alguém aprova · alguém reprova · prazo da fase estoura · item expira · prazo do item está chegando · prazo do item venceu. Ações: mover para outra fase · preencher campos · comentar · avisar pessoas (sininho) · mandar e-mail · abrir item em outro Pipe · chamar um endpoint · definir responsável. Cada execução fica registrada (o que disparou, o que fez, se falhou) e existe um freio anti-loop para automação que se alimenta sozinha. Em Pipes → Automações você vê tudo que está ligado na empresa — automação espalhada por dez processos vira mistério.

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Medir: painel, métricas e relatório

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Painel — você monta

Escolha o que medir, como quebrar e que gráfico — o número sai pronto, sem escrever consulta nenhuma.
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Comece pelo painel recomendado

O botão “Montar painel recomendado” lê o desenho do seu processo e monta de 8 a 14 gráficos que fazem sentido. Se o processo não promete prazo, ele não sugere gráfico de prazo; se não tem fase de aprovação, não sugere fila de aprovação.
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Ajuste o que quiser

Em Arrumar painel: arraste pelo punho para mudar a ordem (os vizinhos abrem espaço), escolha a largura em 1, 2 ou 3 colunas, puxe a alça de baixo para mudar a altura, e duplique um gráfico quando quiser variar só um detalhe. Salve — o arranjo passa a valer para todos que enxergam o Pipe.
O que dá para medir Como quebrar Por fase · responsável · quem abriu · situação · área · um campo de escolha · dia · semana · mês · trimestre · dia da semana · origem (formulário, link público, API, e-mail, chat, automação) · situação do prazo · aprovador pendente · faixa de valor de um campo · ou sem quebra (número único).
Por aprovador pendente, um item que espera duas pessoas aparece nas duas filas — é o que a pergunta “em quem está parado?” realmente quer saber.Por faixa de valor, as faixas são criadas automaticamente em potências de 10 (0 · 1–10 · 10–100 · 100–1k…), porque faixa fixa em reais não serve para um processo que recebe compra de R180edeR 180 e de R 450 mil.
Como ler o número
  • Meta — defina o alvo e o KPI fica verde ou vermelho. Marque “menor é melhor” quando o alvo é tempo, atraso ou custo.
  • Comparar com o período anterior — o KPI mostra a variação em % contra a janela anterior de mesmo tamanho.
  • Recortar — o mesmo gráfico só de uma parte dos itens: “só do fornecedor Acme”, “só acima de R$ 3 mil”, “só onde o centro de custo está vazio”.
  • Ordem — do maior para o menor, pelo nome, ou na ordem do processo/tempo.
  • Acumulado — em série de tempo, mostra “quanto já entrou no mês”.
Formatos: número grande · barras · barras deitadas (para nome de pessoa e de fornecedor, que não cabem em pé) · linha · área · pizza · calendário · tabela · funil por fase, com a conversão de cada etapa.
Painel do Pipe

📸 Screenshot a inserir [/pt/automacao/pipes]: painel do Pipe com funil por fase, KPI com meta e KPI comparando com o período anterior.

O funil por fase é a resposta para “onde eu perco?”. Cada barra mostra quantos chegaram até ali e a conversão contra a primeira fase.

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Métricas e gargalos

A aba Métricas traz o tempo entre fases de um item específico e a estatística do Pipe todo (mediana, p90) — e aponta onde os itens travam.

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Relatório

Grade com filtros que você salva, cruzando vários Pipes, exportando CSV que abre certo no Excel brasileiro. Traz colunas prontas: situação, solicitante, responsável, área, horas na fase, atraso no SLA, prazo do item e fora do prazo.

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Integrar

  • API pública do Pipe — chave por processo, com escopo restrito: uma chave que só abre item não move item. Dá para abrir, consultar, mover e comentar; e existe uma rota de contrato que documenta os campos e as fases para quem vai integrar.
  • Webhooks de saída — o iTeam avisa seu sistema quando algo muda (item aberto, mudou de fase, aprovado, reprovado, concluído, expirou, prazo venceu), com assinatura para você conferir a origem.
  • Revogar — a chave é mostrada uma vez; guarde-a. Revogar corta o acesso na hora, sem afetar as outras.

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Quem pode o quê

Usar e desenhar são coisas diferentes. Aprovador e responsável de fase sempre enxergam o item em que foram nomeados, mesmo fora da lista de acesso — não faria sentido nomear alguém que não consegue abrir o que precisa decidir. Como funcionam papéis e alçadas →

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Os agentes atendem o Pipe

Anexe agentes ou times a um Pipe (na configuração do Pipe ou na aba Pipes do agente) e eles passam a responder sobre ele no chat: como o processo funciona, quantos itens estão em cada fase, o que está travado, onde está o gargalo, o que espera você. Sem anexo explícito, agente nenhum vê nada de Pipe. E o agente só enxerga o que quem o anexou já enxergava.

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Solução de problemas

Abra o item: o iTeam mostra o que falta — campo obrigatório vazio, checklist incompleto, regra de saída não satisfeita ou aprovação pendente. Se for regra, o texto que aparece é o que você escreveu ao criá-la; se estiver vago, melhore a mensagem.
A tabela auxiliar precisa ter linhas. Abra a aba Tabelas do Pipe e cadastre-as.
Confira se o processo define prazo (por horas ou por campo de data) e se você preencheu avisar com quantas horas de antecedência. Sem prazo definido, nada é cobrado — de propósito.
Verifique a situação e o período do gráfico: um gráfico de concluídos com situação “em andamento” dá zero, e um período de 7 dias num processo que recebe itens por mês também.
Métricas de prazo só contam itens que têm prazo. Se o processo passou a prometer prazo agora, os itens antigos continuam sem — o prazo nasce com o item.
Não é possível ver uma chave de novo — ela aparece só na criação. Revogue a antiga e crie outra.